PANGKALPINANG - Dalam penyelenggaraan pemerintahan, dokumen kearsipan adalah hal yang utama. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan setiap administrasi pemerintahan karena arsip merupakan sebagai sumber data informasi dan bukti dokumen otentik di dalam pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan publik maupun layanan adminitrasi internal pemerintahan.
Bahkan mengacu pada UU Nomor 43 Tahun 2009 disebutkan beberapa klasifikasi jenis arsip di dalam penyelenggaraan pemerintahan. Diantaranya arsip statis, arsip inaktif, arsip terjaga dan arsip umum yang mana masing-masing klasifikasi arsip tersebut di dalam pengelolaan dan peruntukan penggunaannya memiliki mekanisme dan prosedur.
Untuk itu dalam rangka tertib administrasi berkenaan dengan kearsipan yang ada pada setiap organisasi perangkat daerah dan sekaligus memberikan pembekalan kepada pegawai berkenaan dengan pengelolaan sistem kearsipan maka hari ini (selasa/30/05/2023) telah diadakan kegiatan sosialisasi dan sekaligus pembinaan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pemprov Kep.bangka belitung berkenaan dengan pengelolaan arsip yang terbagi ke dalam tiga klasifikasi meliputi pengelolaan arsip dinamis, arsip statis dan arsip vital.
Kegiatan sosialisasi dan pembinaan hari ini diikuti oleh pegawai DINSOSPMD yang tergabung dalam tim Tegar (tertib arsip) baik yang berada di sekretariatan maupun pada unit-unit kerja DINSOSPMD. Kegiatan sosialisasi dibuka oleh Plt. Sekretaris Dinas, Sri Kusmala yang mewakili kepala dinas dan didampingi oleh kepala bidang kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Pemprov Kep.Bangka Belitung, Doni Golput.
Pada kesempatan tersebut, Plt Sekretaris Sri Kusmala menyampaikan bahwa penataan dan tertibnya pengelolaan arsip sangat dibutuhkan oleh Dinas Sosial dan PMD. Plt sekretaris menekan dengan sistem pendokumentasian kearsipan yang tertata dengan benar, baik dan rapi akan meningkatkan akuntabilitasi organisasi dikarenakan bukti dari pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan maupun kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh institusi/organisasi akan tertuang di dalam satu dokumen naskah dan kesemua dokumen naskah yang dikeluarkan harus diarsipkan.
Hal senada juga disampaikan oleh Kepala Bidang kearsipan, Doni Golput mengungkapkan bahwa berdasarkan hasil penilaian KEMENPAN RB berkenaan dengan indeks kearsipan untuk pemerintah provinsi kepulauan bangka belitung berada pada posisi 65,17 point, untuk itu, Doni menilai perlu adanya peningkatan di dalam pelayanan administrasi kearsipan. Ditegaskannya bahwa pengelolaan tertib administrasi kearsipan tidak hanya bertumpu pada bagian umum, namun pada setiap masing-masing unit kerja pada OPD yang memproduksi ataupun mengeluarkan naskah kedinasan baik terkait dengan pelaksanaan pelayanan publik, kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan.
Lebih jauh, dalam kesempatan sebut, Doni juga menjelaskan mengenai kearsipan berbasis Sistem pengelolaan berbasiis elektronik yaitu melalui penggunaan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) pada pemerintahan di dalam pelayanan admintrasi.
Lebih jauh mengenai tata cara pengoperasional aplikasi SRIKANDI untuk layanan administrasi kedinasan juga disampaikan pada kegiatan pembekalan siang itu. Adapun materi yanng disampaikan lebih difokuskan pada pengelolaan arsip dinamis hingga menjadi arsip statis khususnya terkait dokumen fisik dan tata cara penginputan dokumen arsip fisik ke dalam sistem aplikasi SRIKANDI.
